Kiinnostaako kansallisen valokuvanäyttelyn järjestäminen?
Suomen Kameraseurojen Liiton jäsenseurat järjestävät vuosittain kaksi suurta, valtakunnallista näyttelyä: vuosinäyttelyn keväällä ja teemanäyttelyn syksyllä.
Näyttelyt koetaan usein suuriksi ja vaativiksi kokonaisuuksiksi, minkä vuoksi yksittäiset jäsenseurat saattavat epäröidä niiden järjestämistä. Vaikka talkoovoimaa olisi käytettävissä, taloudellinen vastuu voi tuntua merkittävältä. Kokemusten perusteella huoli on kuitenkin usein osoittautunut aiheettomaksi: näyttelyt on tähän asti saatu toteutettua taloudellisesti hallitusti. Kaikki kuitenkin lähtee realistisesta kustannuslaskelmasta.
Suomen Kameraseurojen Liitto tukee järjestäjiä järjestämällä Jukolan-mallin Teams kokouksia, jossa paikalla edustus menneestä-nykyisestä-tulevasta järjestäjäseurasta,
Vuosi- ja teemanäyttelyn ohjeet järjestäjälle.
Mikäli näyttelyn järjestäminen kiinnostaa, ota yhteyttä liiton näyttelyvastaavaan.
Mistä aloittaa?
Kameraseurojen projektit käynnistyvät tyypillisesti aktiiviryhmän tapaamisella, jossa ideaa käsitellään ja kokonaisuutta ryhdytään suunnittelemaan. Suositeltavaa on laatia kirjallinen projektisuunnitelma, jossa tehtävät on aikataulutettu ja vastuut jaettu selkeästi. Samassa yhteydessä päätetään myös tapahtuman ajankohdasta. Liiton näyttelyitä järjestettäessä on hyvä huomioida, että alle vuoden valmisteluaika voi asettaa aikataululle haasteita.
Suurimmat yksittäiset kulut liittyvät yleensä näyttelyjulkaisun tekemiseen. Mikäli näyttelytila joudutaan vuokraamaan, syntyy siitäkin lisäkustannuksia. Toisaalta talkoovoiman avulla monet muut kulut pysyvät varsin kohtuullisina. Liitolla on näyttelykäyttöön valmiina 40 × 50 cm ja 30 × 40 cm kehyksiä, nämä ovat järjestävän seuran käytettävissä ilmaiseksi. Kehysten kuljetuksesta aiheutuu kuitenkin jonkin verran kustannuksia, joko kuljetusliikkeen avulla tai omatoimisesti esimerkiksi toimitusmatkana toiselle paikkakunnalle.
Tulopuoli on useimmiten kohtuullisen hyvä jo lähtötilanteessa. Näyttelyyn osallistuvat maksavat liiton hallituksen vahvistaman osallistumismaksun, ja lisäksi näyttelyluettelon ilmoitusmyynti tukee taloutta merkittävästi. Paikkakuntien kulttuuritoimet ja Finnfoto ovat suhtautunut usein myönteisesti apurahojen myöntämiseen järjestävälle seuralle. Tarvittaessa liitto voi tukea järjestävää seuraa taloudellisesti jälkikäteen näyttelyn toteutuneen talousarvion perusteella.
Näyttelyyn lähetettyjen vedosten sähköiset versiot ladataan FotoGenius palveluun, josta ne toimitetaan näyttelyn järjestäjälle. Kuvat ovat portaalissa valmiiksi 300 dpi:n tarkkuudella, mikä vastaa näyttelyluettelon painovaatimuksia ja helpottaa luettelon kokoamista.
Näyttelyyn osallistuvat maksavat liiton hallituksen määrittelemän osallistumismaksun, joka on tällä hetkellä 5,00 euroa kuvaa / kuvakokoelmaa kohden. Nuorisojäseniltä (alle 29-vuotiaat) maksu on 2,50 euroa kuvaa / kuvakokoelmaa kohden. Näistä maksuista kertyy merkittävä osa näyttelyn tuloista ja ne muodostavat taloussuunnittelun perustan.
Näyttelyn tulo- ja menoarvio voi esimerkiksi olla seuraavanlainen:
| Menot | |
|---|---|
| Näyttelyjulkaisun taittaminen | 600 |
| Näyttelyjulkaisun painaminen | 3500 |
| Näyttelyjulisteiden painaminen | 150 |
| Kuvien palautuspostitus | 1500 |
| FotoGenius | 700 |
| Näyttelytilan vuokra | 500 |
| Kehysten kuljetus | 200 |
| Talkooporukan ruokailut | 250 |
| Sekalaiset kulut mm. vedoksien arviointi | 400 |
| Yhteensä | 7800 |
| Tulot | |
|---|---|
| Kuvamaksut | 5600 |
| Näyttelyluettelon takakannen mainos | 700 |
| Kokosivun mainos | 500 |
| Kaksi puolen sivun mainosta á 250e | 500 |
| Neljä 1/4 sivun mainosta 125e | 500 |
| Yhteensä | 7800 |
Yhden suuremman mainoksen myyminen onnistuu yleensä varsin vaivattomasti, ja jo toisen jälkeen merkittävä osa näyttelyn rahoituksesta on usein koossa. Taloudellinen riski ei tästä syystä ole suuri, mutta se edellyttää järjestäjältä aktiivisuutta ja suunnitelmallista myyntityötä.
Mikäli järjestävä seura aikoo hakea avustuksia yksityisiltä rahastoilta, taidetoimikunnilta tai muilta rahoittajilta, budjetin laatimiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Tulojen ja menojen on hyvä olla tasapainossa, sillä näyttelyn tarkoituksena ei ole tuottaa voittoa, vaan mahdollistaa toiminta. Kameraseurat ovat yleishyödyllisiä yhteisöjä, ja myös verotukselliset näkökohdat on syytä pitää mielessä. Kohtuullinen ylijäämä on kuitenkin sallittua ja sitä voidaan käyttää seuran muun toiminnan tukemiseen. Tarvittaessa liitto tukee järjestäjää taloudellisesti myös jälkikäteen toteutuneen talousarvion perusteella.
Mainosten myynti on suositeltavaa aloittaa hyvissä ajoin, jopa vuotta ennen näyttelyä. Monilla yrityksillä on vuosittaiset budjetit sponsorointiin ja ilmoitusostoihin, eikä niistä usein poiketa kesken vuoden. Aikainen liikkeellelähtö parantaa mahdollisuuksia merkittävästi.
Mitä huomioida suunnittelussa?
Myös aikataulujen suunnittelu kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa.
Kun päätös näyttelyn järjestämisestä on tehty ja kustannusarvio laadittu, seuraava askel on hahmotella kokonaisaikataulu sekä vastuuhenkilöiden tehtävät: mitä tehdään, milloin ja kenen toimesta. Tässä vaiheessa talkooporukan ei vielä tarvitse olla suuri. Keskeisessä roolissa on projektipäällikkö, joka koordinoi kokonaisuutta ja pitää langat käsissään. Lisäksi tarvitaan sihteeri huolehtimaan vedoslähetysten seurannasta, tiedottaja, taloudenhoitaja ja mainosmyyjä.
Varsinainen talkooporukka on erityisen tärkeä vedosten kehystämisessä, näyttelyn pystyttämisessä ja purkamisessa, ja sen kokoaminen voidaan tehdä lähempänä näyttelyn ajankohtaa.
Esimerkkiaikataulu näyttelyn järjestämiseen
- Noin vuosi ennen näyttelyä
- Hakemus liiton näyttelyvastaavalle
- Näyttely-, avajais- ja kokoustilojen varaaminen
- Mainosmyynnin käynnistäminen ja apurahahakemusten valmistelu
- Teeman valinta teemanäyttelyssä
- Tulo- ja menoarvion, työsuunnitelman ja aikataulun laatiminen ja kirjaaminen
- Noin puoli vuotta ennen näyttelyä
- Avajaisviikonlopun hotellien kilpailuttaminen ja varauskäytäntöjen selvittäminen
- Mainosten suunnittelu ja toteutus mm. SKsL:n verkkosivuille.
- Näyttelystä tiedottaminen muille seuroille SKsL:n kotisivujen kautta
Tiedotteessa kerrotaan: - näyttelyn nimi ja mahdollinen teema
- järjestävä seura
- näyttelykuvien viimeinen lähetyspäivämäärä (vähintään noin 3 kk ennen avajaisia)
- näyttelykuvien lähetysosoite
- tilitiedot ja osallistumismaksut (5,00 € / 2,50 €)
- näyttelyn aikataulu ja avajaispäivämäärä
- hotellien yhteystiedot, hinnat ja viimeiset varauspäivämäärät
- vastuuhenkilön yhteystiedot lisätietoja varten
- Valintaraadin kokoaminen
- Valintaraadin nimeäminen, 5 henkilöä.
- Raadin hyväksyttäminen liiton hallituksella
- Raadissa tulee olla yksi liiton hallituksen nimeämä edustaja valvomassa sääntöjen noudattamista; ehdotuksen nimestä voi tehdä myös järjestävä seura.
- Valintaraadin kanssa arviointipäivän sopiminen ja arviointitilan varaaminen.
- Avajaisviikonlopun ohjelman suunnittelu
- Avajaisohjelman ja mahdollisten oheistapahtumien ideointi
- Juhlaillallinen
- Ravintoloiden tai pitopalveluiden kilpailuttaminen
- Muun mahdollisen ohjelman suunnittelu tapahtumaviikonlopulle
- Noin 2–3 kuukautta ennen näyttelyä
- Avajaisviikonlopun ohjelmasta sekä liiton kevät-/syyskokouksen ajasta ja paikasta tiedottaminen.
- Näyttelyjulkaisun tekijän varmistaminen
- Viimeiset noin kuusi viikkoa (kuvien saavuttua)
- Näyttelykuvien valinta
- Hyväksyttyjen kuvien listauksen toimittaminen liitolle julkaistavaksi yhdessä liiton IT-vastaavan kanssa
- Näyttelyluettelon ja julisteen taitto ja painatus
- Digikuvien kuvaesityksen laatiminen
- Avajaistarjoilujen hankinta (omavalintainen)
- Lehdistötiedotteen lähettäminen alueen medioille ja mahdollisen lehdistötilaisuuden järjestäminen
- Näyttelyn ripustus näyttelypaikalle (tarvitaan useita apukäsiä)
- Videotykin, äänentoiston ja muiden tarvittavien laitteiden järjestäminen avajaisiin ja iltatilaisuuteen
- Avajaiset
- Avajaisviikonlopun dokumentointi
- Näyttelyyn hyväksymättä jääneiden kuvien palautus (käytännöllisesti avajaisvieraiden mukana)
- Näyttelyluettelon julkistaminen
- Puheita, esityksiä, ruokaa ja yhdessäoloa – näyttely on valmis!
- Näyttelyn jälkeen
- Näyttelyn purku
- Avajaisviikonlopun kuvien toimittaminen liiton kuvat.fi kansioon.
- Viimeisten kuvien ja näyttelyluetteloiden palautus jäsenseuroittain
- Näyttelyluetteloiden toimittaminen:
- Liiton näyttelyvastaavalle
- Liiton toimistolle, PL 58, 37501 Lempäälä
- Suomen Valokuvataiteen Museon arkistoon tietopalvelu@fmk.fi
Vaikka aiemmista näyttelyistä ja avajaisviikonlopuista on hyödyllistä ottaa mallia esimerkiksi vierailemalla toisten seurojen järjestämissä avajaisissa, uuden ideointi on aina sallittua. Erityisesti paikallisten vahvuuksien, tekijöiden ja erityispiirteiden hyödyntäminen tekee tapahtumasta omaleimaisen ja mieleenpainuvan.
Kannattaako näyttelyn järjestäminen?
Kokemuksen perusteella vastaus on kyllä. Työtä ja vaivaa näyttely vaatii, mutta huolellisella suunnittelulla ja ajoissa liikkeelle lähdöllä tehtävät jakautuvat tasaisesti. Yhteinen ponnistus vahvistaa seuran yhteishenkeä ja tarjoaa palkitsevan kokemuksen kaikille mukana oleville – ja lopputulos näkyy sekä näyttelyssä että tekijöiden ylpeytenä tehdystä työstä.